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国内外7家科技巨头CEO是如何高效开会的?

WPS+ 15天前 3 财知道

摘要:如果开会也占用了你工作中的大部分时间,那么一定要看看这篇文章。

如果开会也占用了你工作中的大部分时间,那么一定要看看这篇文章。

只要你不是独立工作的自由职业者,在工作中就不得不面对会议。面对面的沟通有着即时通讯工具和电话语音无法替代的魅力:它传达信息的方式更高效,信息量也更加丰富。

然而,许多人却讨厌会议:冗长的节奏,即兴的跑题,敌对的氛围,模糊的结论……这些都让会议要不然变得漫长而低效。如果才能让会议更高效呢?让我们看一看国内外大厂CEO的高效开会习惯,希望对你有所启发。

(一)阿里巴巴CEO张勇:当场捅刀子

“我始终相信,获取信息可以很高效,而开会是其中最差劲的办法。”——阿里巴巴CEO张勇

马云曾说,自从张勇加入了之后,阿里连开会的感觉都不一样了。张勇的开会风格是这样的:

开会前,他会让所有人把 PPT 全都发过来。在会议前获得足够的信息输入,而开会时间主要用来讨论、争论、做决定,张勇管它叫作 “捅刀子”。

如何在会前共享资料呢?这里分享一个高效的方法:可以使用诸如WPS+这类企业文档协作工具,参会人员只需将各自PPT发到团队文件夹中,这样每个人就能看到所有人的PPT资料,免去了反复保存、传输、下载的麻烦,大大提高了会议效率。

“一般我会先随机问个问题,随便捅一刀,看看这个人有没有想法。一刀进去不见血,那很好,说明他准备好了;换个人,一刀进去就见血,说明到处都是洞,问完一个问题我会继续问第二个第三个,捅到体无完肤为止。” 张勇曾这样说道。

(二)京东刘强东:气氛肃杀

在京东发展早期,刘强东每天早上8点半都会准时到达公司,跟京东的高管们一起开会。在不超过半个小时的会议里,刘强东快速决策,就各方提出的问题迅速做出回应和针对性的部署。由于效率高,京东晨会曾被人形容“肃杀气氛令人战栗”。

对于京东的这项传统项目,刘强东本人颇为推崇,他自己表示,“不管晚上工作到多晚,哪怕两三点钟,第二天一早8点钟的时候也会准时坐到会议室里面。”事实上,除了外出、出差外,东哥每天早上8点半开晨会的习惯,已经坚持了10多年。

(三)亚马逊CEO贝索斯:两个披萨原则

亚马逊的 CEO 杰夫·贝索斯认为人数多的会议不利于决策的形成,而是会导致与会人员人云亦云,不发表自己的见解和想法。

他的“两个比萨”原则要求每场会议的人数,不能多到两个披萨饼还不够吃的地步。他认为小团队更团结,且更有效率和创新性,他们总是各自能提供独特的价值。

(四)苹果已故创始人乔布斯:邀请必要的人,并分配责任人

乔布斯在开会时,如果觉得你是多余的,甚至会把你从会场中赶出去。苹果在召开任何一次会议时都会制定一份行动表,与每个行动事项紧邻的是 DRI (直接负责的个人)的名字。在苹果公司经常听到的一句话就是,总有人想知道某一项目的负责人是谁。总会有人问,“那个项目的DRI是谁?”

(五)Google CEO 拉里·佩奇:不该等到开会才决策

在2011年佩奇接任谷歌CEO职务之时,他给全公司员工发了一封主题为“如何有效地开会?”的公开信。其中一个技巧是每次会议指派一名决策者参加。但是,更重要的是,佩奇认为你可能根本不需要开会就可以做出决策。

“没有决策应该等到开会之后才作出。”这封电子邮件写道,“如果有些决策非要在会议后才进行,那么你就应该立即安排会议。”

(六)特斯拉CEO 埃隆·马斯克:要求员工充分准备

马斯克的要求是很高的。如果员工没有在规定时间内完成任务,他就会解雇他们,这是他一贯的做法。因此,如果你准备在Tesla或SpaceX会见马斯克,那么你最好有备而来。

马斯克手下一名匿名的员工在问答网站Quora上写道,“在与埃隆开会时,我们都会做好充分准备。因为如果你准备不足,他问你问题而你答不上来,那么你就祈祷自己运气好不被解雇吧。”

(七)Facebook CEO 扎克伯格:确认会议目标、每周的「No Meeting Day」

在 Facebook ,扎克伯克要求所有人在开会前,都先想好一个最基础的问题:本次会议的目标是什么?在他看来,会议可以分为两大类:决策型会议、讨论型会议。前者必须输出一个明确的决定,如项目评审会、预算审批会,而后者则可能是召集所有人一起讨论问题,共享信息,如晨会、头脑风暴、项目沟通会等。

其实一旦确认了会议的目标,就间接确定了会议的类型、场地与时长。不同类型的会议,有不同的开法和场地选择。例如,如果是一次头脑风暴,那么就应该选择气氛相对轻松的会议环境,最好有沙发、白板和一些零食,以调动每个人的创意思维。而如果是一次进度沟通会,需要各方互通一下当前项目的进展,自然这样的会议应该保持精简,可以选择一个不需要座位的小房间,迅速结束。

此外,Facebook的工程师有一个「No Meeting Day」可谓是一大亮点。每周有一天可以拒绝开会(特别紧急的除外),他们也称这天为“制造者日”。

最后送上能让开会更高效的《罗伯特议事规则》:

(1)同时只能有一个议提

一旦一个提议被提出来以后,它就是当前唯一可以讨论的议题,必须先把它解决了,或者经表决同意把它先搁置了,然后才能提下一个提议。

(2)意见相左的双方应轮流得到发言权

辩论的时候有人请求发言,主持人应该先问他持的是哪一方的观点,如果其观点与上一位发言人相反,那么他有优先权(比如有若干人同时要求发言)。

(3)主持人必须请反方表决

必须进行正、反两方分别的表决,缺一不可。不可以正方表决后,发现已经达到表决额度的要求,就认为没有必要再请反对方表决。

(4)反对人身攻击

必须制止脱离议题本身的人身攻击。禁止辱骂或讥讽的语言。

(5)辩论必须围绕当前待决议题

如果发言人的言论显得与议题无关,而且其他与会成员已表现出了对此的反感(如嘘声),发言人的发言应该得到制止。

(6)拆分议题

如果一个待决议题可以被分成若干小的议题,而且与会成员倾向于就其中小的问题分别讨论,可以提议将议题拆分。

(7)避免多次讨论

在一届会议期间,一旦会议对某一议题做出了决定,同一个议题,或者本质上的同一个议题,不能再次讨论,除非发生了特殊情况。

(8)谨慎对待新议题

如果对某个议题做了暂时性的处理,并没有形成最终决定,那么不可以引入任何一旦通过就会干扰到会议对原议题讨论时的立场的提议,无论新提议对原提议有正面还是负面的影响。

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